Angaben für Ihr Verzeichnis und Ihr Löschkonzept
Stand: 6. November 2026 · Für Schulleitungen und Datenschutzbeauftragte: Was Sie für die Detektiv-Werkstatt in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) übernehmen können — und wie Anfragen und Pannen laufen.
Angaben für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Die Schule ist Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter (Vertrag zur Auftragsverarbeitung). Die folgenden Zeilen lassen sich so in Ihr Verzeichnis übernehmen; Zeilen, die nur Sie ausfüllen können, sind leer gelassen.
| Bezeichnung der Verarbeitung | Einsatz der Lernanwendung „Die Detektiv-Werkstatt“ (Fachmodule „Wandas Wortarten-Werkstatt“, „Malias Mathe-Werkstatt“ und „Karos Kunst-Werkstatt“) im Unterricht |
|---|---|
| Verantwortlicher | Schule bzw. Träger — von Ihnen einzutragen |
| Datenschutzbeauftragte/r | Von Ihnen einzutragen |
| Zweck | Üben und Fördern im Fach Deutsch: Übungen bereitstellen und zuweisen, Lernstände der Gruppe für die Lehrkraft sichtbar machen, Beobachtungen für die Förderdokumentation vorbereiten |
| Rechtsgrundlage | Von Ihnen einzutragen: richtet sich nach Landesrecht (Schulgesetz, Datenschutzvorschriften für Schulen) und ggf. einer Einwilligung der Eltern — siehe unten |
| Betroffene | Schülerinnen und Schüler (nur unter Decknamen), Lehrkräfte und Schulleitung |
| Kategorien von Daten | Lehrkräfte: dienstliche E-Mail-Adresse, Anzeigename, Schulname, Passwort-Hash, Rolle, Lizenz,
letzte Anmeldung. Schülerinnen und Schüler: Deckname („Adlerauge 07“) und Zugangscode, Gruppenname, zugewiesene Übungen und Lernergebnisse (gelöste Teilaufgaben, aufgedeckte Stellen, falsche Antworten mit dem Wort, Tipps, Dauer); Texte, die Kinder in Übungen „Freies Schreiben“, „Bild beschreiben“, „Mein Bild — Reflexion“, „Rechenweg erklären“ und „Wer bin ich? — Zahlenrätsel“ eingeben (höchstens 3000 Zeichen je Aufgabe). Nur, wenn die Lehrkraft sie ablegt: Fotos von Bildern der Kinder (Galerie der Kunst-Werkstatt; ohne Metadaten, ohne Gesicht und Namen, zugeordnet höchstens über den Decknamen). Nur freiwillig: Namenstresor (Vornamen und Zuordnung, im Browser verschlüsselt). Nicht vorhanden: Klarnamen im Klartext, Geburtsdaten, Förderschwerpunkte, Förderdokumentation. |
| Empfänger | Innerhalb der Schule: die jeweilige Lehrkraft; die Schulleitung sieht Kollegium und Lizenz, nicht die Ergebnisse anderer Lehrkräfte. Auftragsverarbeiter: Hostinger UK Limited (Hosting, Rechenzentrum in der EU) und GitHub (nur verschlüsselte Sicherungen). Keine Weitergabe an Dritte. |
| Übermittlung in ein Drittland | Nur die verschlüsselte Sicherung liegt bei GitHub, Inc. (USA; EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO). Sie ist für den Anbieter nicht lesbar. Der Hosting-Vertragspartner Hostinger UK Limited sitzt im Vereinigten Königreich (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); die Daten liegen in der EU. |
| Fristen für die Löschung | Siehe Löschfristen |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | Siehe Anlage 2 zum Vertrag |
| Auftragsverarbeiter | Steffen Klee, Fuldablick 18, 36251 Bad Hersfeld, Info@kss-media.com |
Löschfristen
Gelöscht wird, sobald der Zweck entfällt — von der Lehrkraft selbst in der Anwendung, auf Weisung der Schule oder automatisch. Wer ein Kind, eine Gruppe oder eine Zuweisung löscht, löscht dessen Ergebnisse mit.
| Daten | Frist | Wie |
|---|---|---|
| Konto, Gruppen, Kinder (Decknamen, Codes), Übungen, Sequenzen, Zuweisungen, Ergebnisse, Namenstresor | Spätestens 3 Monate nach Ende der Lizenz (auch der Probezeit); sofort auf Weisung der Schule | Automatisch, stündlich geprüft; E-Mail an jede Lehrkraft 30 und 7 Tage vorher; eine Verlängerung hält sie auf. Unbefristete Lizenzen werden nie automatisch gelöscht |
| Einzelne Kinder, Gruppen, Zuweisungen samt Ergebnissen | Jederzeit, durch die Lehrkraft | In der Anwendung; die Rückfrage nennt, was mit verschwindet |
| Einzelner freier Text („Freies Schreiben“, „Bild beschreiben“, „Mein Bild — Reflexion“, „Rechenweg erklären“ und „Wer bin ich? — Zahlenrätsel“) | Jederzeit, durch die Lehrkraft | „Text löschen“ im Lehrerbereich; die Aufgabe bleibt als abgegeben stehen |
| Fotos der Galerie (Kunst-Werkstatt) | Zum Ende des Schuljahres (31. Juli); jederzeit durch die Lehrkraft, mit Kind, Gruppe oder Konto | Automatisch, stündlich geprüft; der Lehrerbereich nennt den Termin und warnt im letzten Monat. Nicht in den Sicherungen |
| Namenstresor | Sofort beim Ausschalten, beim Löschen des Kontos oder wenn die Schulleitung ihn sperrt | In der Anwendung |
| Konto, das die E-Mail-Adresse nie bestätigt hat | 30 Tage | Automatisch |
| Einladung ins Kollegium | 14 Tage, oder sobald sie angenommen ist | Automatisch |
| Anmeldungen (Sitzungen) von Lehrkräften und Kindern | 30 Tage ab letzter Nutzung, höchstens 180 Tage; sofort beim Abmelden, bei „Neuer Code“ und „Stilllegen“ | Automatisch, abgelaufene werden entfernt |
| Nicht übertragenes Ergebnis auf dem Gerät eines Kindes (ohne Namen) | 14 Tage | Im Browser, nach dem Abschicken sofort |
| Verschlüsselte Sicherungen | Das Sicherungsarchiv wird einmal im Jahr neu angelegt, das alte nach 90 Tagen gelöscht. Gelöschte Daten können deshalb bis zu etwa 15 Monate in verschlüsselten Sicherungen verbleiben | Manuell, jährlich. Die Sicherungen sind nur mit einem Schlüssel lesbar, den allein der Auftragnehmer besitzt. Wird eine Sicherung zurückgespielt, werden bereits erfolgte Löschungen unverzüglich wiederholt |
| Nachweis der Löschung (Zeitpunkt, Anlass, interne Nummer, Zahl der Einträge) | Ohne Frist — enthält keine Namen und keine E-Mail-Adressen | Wird beim Löschen automatisch geschrieben; auf Anfrage für die Schule einsehbar |
| Fehlerprotokoll (Fehlermeldung, Stelle, Art der Seite, Browser- und Systemfamilie — ohne Namen, Codes, Adressen) | 30 Tage | Automatisch, stündlich |
| Protokoll des Hosting-Anbieters (IP-Adresse, Zeitpunkt, Seite) | Nach den Fristen des Anbieters | Siehe Datenschutzerklärung |
Was die Lehrkraft auf ihrem eigenen Gerät speichert (Klassenliste mit Namen, Förderdokumentation), löscht die Lehrkraft dort selbst; wir haben es nicht.
Anfragen von Betroffenen
Anfragen von Eltern, Schülerinnen und Schülern oder Lehrkräften zu ihren Daten richten Sie an die Schule — sie ist verantwortlich. So unterstützen wir (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO):
| Recht | Was die Lehrkraft selbst kann | Was wir auf Weisung tun |
|---|---|---|
| Auskunft (Art. 15) | Gruppen, Kinder, Zuweisungen und Ergebnisse einsehen; Ansicht je Kind mit jedem Durchgang. Den Decknamen einem Kind zuordnen kann nur sie. | Auszug aller Daten zu einem Decknamen oder einem Konto als Datei |
| Berichtigung (Art. 16) | Übungen und Gruppen bearbeiten; Ergebnisse sind Messwerte und werden nicht nachträglich geändert | Berichtigung von Kontodaten |
| Löschung (Art. 17) | Kind, Gruppe oder Zuweisung löschen | Löschung eines Kontos oder der ganzen Schule, mit Nachweis |
| Einschränkung (Art. 18) | Zuweisung beenden (Ergebnisse bleiben, es kommen keine neuen); Zugang eines Kindes stilllegen | Sperrung eines Kontos |
| Datenübertragbarkeit (Art. 20) | Übungen und Klassenliste als Datei sichern | Herausgabe in einem gängigen Dateiformat |
| Widerspruch (Art. 21) | Zugang des Kindes stilllegen oder Kind löschen | Entsprechende Löschung auf Weisung |
Frist: Wir setzen eine Weisung der Schule innerhalb von zehn Werktagen um und antworten nie selbst in der Sache, wenn sich eine betroffene Person an uns wendet — wir leiten ihre Anfrage unverzüglich an die Schule weiter. Weisungen bitte in Textform an Info@kss-media.com.
Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten
- Wir melden jede uns bekannt gewordene Verletzung unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden an die Stelle, die die Schule dafür benennt (E-Mail und Telefon bei Vertragsschluss).
- Die Meldung nennt, soweit bekannt: was passiert ist, welche Daten und wie viele Personen betroffen sind, wahrscheinliche Folgen und was wir getan haben. Fehlendes liefern wir nach.
- Wir sichern Beweise, beenden die Ursache (zum Beispiel Zugangsdaten tauschen, Sitzungen beenden, Dienst abschalten) und prüfen, ob Sicherungen betroffen sind.
- Die Schule entscheidet über die Meldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO, 72 Stunden ab ihrer Kenntnis) und die Benachrichtigung der Betroffenen (Art. 34); wir liefern die Angaben dafür.
- Jeder Vorfall wird dokumentiert, mit Ursache und Gegenmaßnahme.
Zur Einordnung: Auf dem Server stehen keine Klarnamen der Kinder, die Förderdokumentation fehlt, der Namenstresor ist verschlüsselt, Passwörter sind gehasht, Sicherungen sind verschlüsselt. Ein Datenabfluss träfe also vor allem Decknamen mit Lernergebnissen, Zugangscodes der Kinder und die Adressen der Lehrkräfte.
Was die Schule selbst klären muss
Das können wir Ihnen nicht abnehmen; wir können aber zuarbeiten.
- Rechtsgrundlage und Freigabe: ob der Einsatz im Unterricht nach dem Recht Ihres Landes ohne Einwilligung möglich ist, ob Schulleitung, Schulträger oder Schulaufsicht freigeben müssen und ob die Eltern informiert werden sollen. Einen Elternbrief mit dem Wichtigsten finden Lehrkräfte im Lehrerbereich unter „Erste Schritte“.
- Datenschutz-Folgenabschätzung: Ob eine nötig ist, entscheidet die Schule bzw. ihre/r Datenschutzbeauftragte/r. Die Beschreibung der Maßnahmen im Vertrag und diese Seite liefern die Grundlage; für die Risikobewertung hilft der Hinweis, dass der Server keine Klarnamen und keine besonderen Kategorien von Daten erhält.
- Zuordnung Deckname → Kind: Sie liegt nur im Browser der Lehrkraft (oder verschlüsselt im Namenstresor). Legen Sie fest, wie Lehrkräfte damit umgehen, etwa Geräte sperren und die Namen-Datei nicht ablegen, wo andere sie finden.
- Übungsinhalte: Keine Namen, Diagnosen oder sonstigen Angaben zu einzelnen Kindern in Übungstitel, Wortlisten oder Gruppennamen schreiben.